Het verloop van het persoonlijk onderhoud
De protection officer interviewt elke verzoeker apart. Het persoonlijk onderhoud verloopt professioneel en rustig en kan tot 4 uur duren. Er is minstens 1 pauze voorzien.
Meer informatie hierover op maat van de verzoeker vind je terug op asyluminbelgium.be in 9 talen (Nederlands, Frans, Engels, Spaans, Arabisch, Pashto, Farsi, Tigrinya en Somali).
Doel en verloop van het persoonlijk onderhoud
Bij het begin van het persoonlijk onderhoud geeft de protection officer informatie over het doel en het verloop van het persoonlijk onderhoud:
- de verklaringen van de verzoeker blijven vertrouwelijk
- de tolk is neutraal en heeft beroepsgeheim. De protection officer vraagt aan de verzoeker of hij de tolk goed begrijpt.
Tijdens het persoonlijk onderhoud moet de verzoeker de waarheid vertellen en al het mogelijke doen om zijn identiteit, herkomst, reisweg en de aangehaalde feiten te bewijzen. De protection officer stelt onder andere vragen over de identiteit van de verzoeker, de ‘aard’ (het soort) van de vervolging, de redenen voor de vervolging, de betrokkenen (‘actoren’) van de vervolging, de vrees in geval van terugkeer en de bewijselementen. Een verzoeker moet waar mogelijk zijn verklaringen staven met documenten en moet alle identiteitsdocumenten waarover hij beschikt, voorleggen.
Op het einde van het persoonlijk onderhoud vraagt de protection officer aan de verzoeker en de advocaat, voogd of vertrouwenspersoon of zij nog iets willen verduidelijken.
De aanwezigheid van kinderen
U mag uw kinderen niet meenemen naar het persoonlijk onderhoud (gehoor) en moet zelf opvang voor hen voorzien.
- De verzoeker kan zich minder geconcentreerd of geremd voelen in aanwezigheid van het kind.
- Het kind kan pijnlijke verhalen te horen krijgen in een onbekende omgeving.
- Voor de tolk, de advocaat of de voogd kan de aanwezigheid van een kind de concentratie bemoeilijken.
Ouderparen die hun kind toch meebrengen naar het persoonlijk onderhoud kunnen in de familiewachtzaal plaatsnemen. Terwijl de protection officer de ene ouder interviewt, houdt de andere ouder toezicht op het kind.
Alleenstaande ouders
U mag uw kinderen niet meenemen naar het persoonlijk onderhoud (gehoor) en moet zelf opvang voor hen voorzien.
Komt het kind toch mee naar het CGVS, dan kan een familielid of kennis tijdens het persoonlijk onderhoud toezicht houden op het kind in de familiewachtzaal.
Geluidsopname van het persoonlijk onderhoud
Van elk persoonlijk onderhoud wordt een geluidsopname gemaakt. Deze geluidsopname is wettelijk verplicht. Vanaf 12 juni 2026 wordt van elk persoonlijk onderhoud in het kader van verzoeken die vanaf die datum worden ingediend een geluidsopname gemaakt. Voor verzoeken die vóór deze datum werden ingediend, zal een geluidsopname worden gemaakt vanaf de datum van inwerkingtreding van de nieuwe wet tot wijziging van de Vreemdelingenwet.
De geluidsopname heeft tot doel, naast de notities van het persoonlijk onderhoud, als aanvullende waarborg voor de verzoeker te dienen ter ondersteuning van een correcte weergave van het persoonlijk onderhoud. Deze geluidsopname kan enkel als bewijsstuk worden gebruiken in de beroepsfase, dus bij een negatieve beslissing. De geluidsopname kan op afspraak beluisterd worden bij het CGVS ter voorbereiding van een beroep, en bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RvV) na het indienen van een beroep.
Het systeem van de geluidsopname is zodanig beveiligd dat een passende geheimhouding zoals voorzien in de artikelen 13/1, eerste lid en 14, §1 van het KB CGVS wordt gewaarborgd. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens is terug te vinden in de privacyverklaring voor verzoekers om internationale bescherming. Voor de personen die verzoekers bijstaan en eveneens aanwezig zijn tijdens het persoonlijk onderhoud, is er de privacyverklaring voor tussenkomende partijen.
De toegang tot de geluidsopname van het persoonlijk onderhoud kan worden verleend aan de verzoeker en, in voorkomend geval, de advocaat en een tolk. Voor de minderjarige verzoeker kan de toegang worden verleend aan de verzoeker en de ouder(s) of de voogd, en in voorkomend geval, de advocaat en een tolk.
Het is de verantwoordelijkheid van de verzoeker (in voorkomend geval de ouder(s) of de voogd) en diens advocaat om in een tolk te voorzien indien gewenst, bijvoorbeeld in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand.
De toegang wordt op een zodanige manier beveiligd dat de vertrouwelijkheid van de geluidsopname gegarandeerd is en dat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd is. Dit betekent bijvoorbeeld dat de geluidsopname wordt beluisterd in een afgesloten ruimte of via een hoofdtelefoon, zodat de verklaringen van de verzoeker niet gehoord kunnen worden door derden.
De geluidsopname kan op afspraak beluisterd worden:
- bij het CGVS ter voorbereiding van een beroep bij de RvV en
- bij de RvV na het indienen van een beroep.
U moet onderstaande procedure volgen om een afspraak te maken voor het beluisteren van de geluidsopname bij het CGVS:
- Als u een negatieve beslissing hebt ontvangen, dan kan u binnen de beroepstermijn, die aanvangt vanaf de kennisgeving van die beslissing, een afspraak maken bij het CGVS.
- Hiervoor moet u of uw advocaat (of uw ouder(s)/voogd) het formulier aanvraag toegang tot de opname van het persoonlijk onderhoud invullen.
- Dit formulier moet u of uw advocaat (of uw ouder(s)/voogd) ingevuld doorsturen naar het volgende e-mailadres: CGRA-CGVS.Advocate@ibz.fgov.be
- Enkel uw advocaat (of uw ouder(s)/voogd) en, indien u dat wenst, een tolk kunnen u bijstaan bij het beluisteren van de geluidsopname van uw persoonlijk onderhoud.
- Indien u een persoon wenst mee te brengen die u als tolk bijstaat, gelieve dan samen met het formulier ook een kopie van zijn/haar identiteitskaart over te maken.
- Als alles in orde is, zal u een mail krijgen van het CGVS met de details van de geplande afspraak. Dit wordt meegedeeld aan de contactgegevens die in het formulier werden opgegeven.
De aanvragen die niet via de voorgaande procedure het CGVS bereiken, zullen niet in aanmerking worden genomen.
Als de beroepstermijn is verlopen, kan u geen afspraak meer maken bij het CGVS om de geluidsopname te komen beluisteren.
Als u al een beroep hebt ingediend, kan u uw aanvraag richten tot de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen.
De notities van het persoonlijk onderhoud
De protection officer noteert het hele gesprek (vragen, antwoorden en eventuele problemen die zich voordeden) in de notities van het persoonlijk onderhoud. De protection officer leest deze notities niet voor aan de verzoeker. De verzoeker en de advocaat hebben de mogelijkheid om een kopie van de notities van het persoonlijk onderhoud aan te vragen. Dit kan tijdens of na het persoonlijk onderhoud via dit formulier.
De verzoeker en de advocaat zullen nog steeds de mogelijkheid hebben om een kopie van de notities van het persoonlijk onderhoud aan te vragen. De kopie van de notities van het persoonlijk onderhoud wordt zo snel mogelijk en in ieder geval vóór de beslissing verstuurd, als deze tijdig (vóór de beslissing) werd aangevraagd. Het blijft vanaf 12 juni 2026 bovendien mogelijk om opmerkingen te maken op deze notities, maar het CGVS is niet langer verplicht eventuele opmerkingen af te wachten alvorens een beslissing te nemen.
Voor verzoeken die vóór 12 juni werden ingediend en waarvoor nog geen geluidsopname zal worden gemaakt tot de datum van publicatie van de nieuwe wet tot wijziging van de Vreemdelingenwet kan een kopie van de notitties van het persoonlijk onderhoud worden aangevraagd via dit formulier. De aanvraag dient te gebeuren binnen de twee werkdagen na het persoonlijk onderhoud. Binnen de acht werkdagen nadat u de kopie ontvangen heeft, kunt u opmerkingen maken als u dat wenst, waar het CGVS vervolgens rekening mee zal houden.