Na een korte overgangsperiode gaat het CGVS over op een nieuwe organisatie van het onthaal en van de persoonlijke onderhouden.
Organisatie persoonlijke onderhouden
Vanaf 13 juni zijn er zowel in de voor- als namiddag drie tijdstippen waarop verzoekers opgeroepen kunnen worden (8u30, 9u en 9u30 en 13u, 13u30 en 14u). In één tijdslot worden maximaal 25 verzoekers opgeroepen.
Het is zeer belangrijk dat de opgeroepen bezoekers stipt aanwezig zijn, anders dreigt er vertraging te ontstaan.
De verzoekers en hun gemandateerde partijen melden zich aan bij een van de drie beschikbare loketten aan de ingang waar zij een nummer krijgen dat ook op de oproepingbrief wordt genoteerd. Om reden van vertrouwelijkheid zal de protection officer die de bezoekers komt ophalen dit nummer afroepen, en niet de naam van de bezoekers.
Loketten
Vanaf 13 juni openen ook de loketten van de helpdesk Onthaal opnieuw en kunnen ze bezoekers zonder afspraak ontvangen. De loketten zullen geopend zijn van 10u tot 11u30 en van 14u30 tot 15u30. Deze tijdsstippen vallen om praktische reden niet samen met de voormelde oproepingsuren voor het persoonlijk onderhoud.
De bezoeker meldt zich aan bij een van de loketten aan de ingang en zal eveneens een nummer toegekend krijgen dat door de loketbediende wordt afgeroepen.
Verzoekers en hun gemandateerde partijen kunnen zich zowel met als zonder afspraak aanbieden. Voor het neerleggen van adreswijzigingen, staving stukken (indien het een beperkt aantal stukken betreft) of om te informeren naar de stand van zaken van hun dossier, hoeft er geen voorafgaande afspraak te worden gemaakt.
Voor bepaalde administratieve handelingen is het wel nodig om een afspraak te maken (via CGRA-CGVS.Advocate@ibz.be). Dit is om praktische redenen nodig (bv. het dossier in kwestie dient aanwezig te zijn bij de loketbediende (afhalen stukken uit het dossier (vb. identiteitsdocumenten, beslissing CGVS,… ) of omdat de administratieve handeling veel tijd in beslag neemt (bv. grote hoeveelheid stukken neerleggen die nog ter plaatse moeten worden gekopieerd en waarvoor een inventaris moet worden opgemaakt).
Sanitaire maatregelen
Het is niet langer verplicht om een mondmasker te dragen op het CGVS. Mondmaskers en handgel zijn aanwezig voor de bezoekers die dit wensen. Iedere bezoeker mag opnieuw gaan zitten op een plaats naar keuze in de wachtzaal en ook de verplichting om de nodige afstand te houden, geldt niet langer.
In elk gehoorlokaal mogen opnieuw maximum vijf personen plaatsnemen. Zowel in de wachtzalen als in elk gehoorlokaal blijven de CO2-meters echter aanwezig.
De lokalen moeten ook voldoende worden geventileerd en er dienen pauzes te worden ingelast. Bij stijgende CO2 waarden wordt eerst de deur volledig geopend en indien de norm van 1200 wordt overschreden, wordt het persoonlijk onderhoud onderbroken en dient er een pauze ingelast tot deze waarde voldoende is gedaald.