Fonctionnement de l’Accueil à partir du 13 juin

Après une brève période de transition, le CGRA met en place une nouvelle organisation de l’Accueil et des entretiens personnels.

Organisation des entretiens personnels

À partir du 13 juin, tant le matin que l’après-midi, il y aura trois créneaux horaire auxquels seront convoqués les demandeurs : 8 h 30, 9 h et 9 h 30, ainsi que 13 h, 13 h 30 et 14 h. Un maximum de 25 demandeurs sont convoqués par créneau horaire.

Il est très important que les demandeurs convoqués se présentent à l’heure précise, sinon cela peut engendrer du retard.

Les demandeurs et leurs conseils et/ou personnes de confiance se présentent à l’un des trois guichets de l’entrée, où ils reçoivent un numéro qui est également indiqué sur la lettre de convocation. Pour des raisons de confidentialité, l’officier de protection qui viendra chercher les visiteurs les appellera au moyen de ce numéro et pas par le nom du demandeur.

Guichets

À partir du 13 juin, les guichets du helpdesk Accueil rouvriront et pourront accueillir des demandeurs qui n’ont pas rendez-vous. Les guichets seront ouverts de 10 h à 11 h 30 et de 14 h 30 à 15 h 30. Pour des raisons d’ordre pratique, ces heures ne correspondent pas aux heures de convocation aux entretiens personnels.

Le visiteur se présente à l’un des guichets de l’entrée et se voit attribuer un numéro, que le collaborateur du guichet utilisera pour l’appeler.

Les demandeurs et leurs conseils et/ou personnes de confiance peuvent se présenter avec ou sans rendez-vous. Il n’est pas nécessaire de prendre rendez-vous au préalable pour communiquer un changement d’adresse, déposer des pièces à l’appui de la demande (s’il s’agit d’un nombre limité de pièces) ou s’informer de l’état d’avancement du dossier.

Pour certaines démarches administratives, il est nécessaire de prendre un rendez-vous (via CGRA-CGVS.Advocate@ibz.be). Et ce, pour des raisons d’ordre pratique, par exemple parce que le dossier doit être à la disposition du collaborateur du guichet (afin de retirer des pièces du dossier, p. ex. des documents d’identité, une décision du CGRA,… ) ou parce que la démarche administrative en question prend beaucoup de temps (p. ex. dépôt d’une grande quantité de pièces qui doivent encore être copiées sur place et dont il faut faire l’inventaire).

Mesures d’hygiène

Le port du masque n’est plus obligatoire au CGRA. Des masques et du gel hydroalcoolique restent disponibles pour les visiteurs qui le souhaitent. Chaque visiteur peut à nouveau s’asseoir à la place de son choix dans la salle d’attente, et l’obligation de respecter une distance entre les personnes n’est plus d’application non plus.

Comme auparavant, un maximum de cinq personnes peuvent prendre place dans un local d’audition. Tant dans les salles d’attente que dans les locaux d’audition, les appareils de mesure du CO2 restent toutefois en place.

Les locaux doivent être suffisamment ventilés et des pauses doivent être prévues. Si les valeurs de CO2 augmentent, il convient d’abord d’ouvrir la porte en grand, et si le seuil de 1200 ppm est franchi, l’entretien personnel doit être interrompu et une pause doit être respectée jusqu’à ce que les valeurs de CO2 aient suffisamment diminué.

09 Juin 2022