Eerste lockdown: geen gehoren op het CGVS
De Commissaris-generaal besloot op 13 maart 2020, twee dagen voor de algemene lockdown in België, om de gehoren op het CGVS op 16 maart 2020 stop te zetten. Op 18 maart 2020 stuurden de DVZ, het CGVS, de RvV en de toenmalige minister van Asiel en Migratie een gezamenlijke mededeling uit waarin ze aankondigden zowel de registratie van verzoekers op het Klein Kasteeltje als de gehoren op het CGVS met onmiddellijke ingang op te schorten. Op de RvV gingen enkel de dringende hoorzittingen door. De asiel- en migratiediensten werden beschouwd als essentieel. De organisatie van de gehoren op het CGVS omvatte op dat moment echter onvoldoende maatregelen die konden garanderen dat deze op een veilige manier doorgingen. Voor de veiligheid van onze medewerkers, tolken, verzoekers en advocaten, besloten we deze tijdelijk niet te laten doorgaan.
De medewerkers van het CGVS hebben zich in de periode waarin geen gehoren op het CGVS plaatsvonden, die minder dan drie maanden duurde, volop geconcentreerd op het afwerken van dossiers waarin reeds een gehoor had plaatsgevonden, maar nog geen beslissing was genomen. Zo kon een deel van de achterstand weggewerkt worden. We hebben ook dossiers geïdentificeerd waarvoor een beslissing genomen kon worden zonder gehoor. Het ging voornamelijk om dossiers waarbij reeds uit de documenten en het profiel van de verzoekers bleek dat zij erkend konden worden als vluchteling (bv. bepaalde profielen afkomstig uit Syrië). De gehoren via videoconferentie met verzoekers in gesloten centra bleven plaatsvinden.
Telewerk op het CGVS
Het schakelen naar telewerk kostte het CGVS weinig moeite: reeds in 2006 startten we met een proefproject telewerk. Twee dagen telewerk per week is al jaren gangbaar voor een groot deel van onze medewerkers. We beschikten dan ook over de nodige ICT-middelen en de procedures om telewerk breed uit te rollen in de diensten waar dit nog niet het geval was.
Heropstart gehoren
Ondertussen werkten we aan een vernieuwde organisatie van de gehoren. De gehoorlokalen werden uitgerust met plexiwanden en we creëerden zitplaatsen op afstand. We reorganiseerden de onthaalwerking volledig zodat op geen enkel moment teveel mensen samen aanwezig zouden zijn. In de gebouwen voerden we een mondmaskerplicht in. De preventieadviseur, de vakbonden en de arbeidsgeneesheren gaven allen hun fiat over de aangepaste omstandigheden. Op 8 juni 2020 begonnen we met een geleidelijke heropstart van de gehoren. We voerden het gebruik van tijdsloten in, waardoor niet alle verzoekers en advocaten op hetzelfde moment werden uitgenodigd op het CGVS.
In het begin focusten we ons vooral op verzoekers die in de opvangcentra verbleven. De centra zagen erop toe dat verzoekers die symptomen vertoonden, risicocontacten hadden gehad of in quarantaine waren, niet naar het CGVS kwamen.
Om de nieuwe maatregelen duidelijk te communiceren, ontwikkelden we een filmpje met het traject van een verzoeker op het CGVS en een bijlage bij de oproepingsbrief in 12 talen met de belangrijkste maatregelen die we met de hulp van onze partners verspreidden bij de verzoekers.
Bij de tweede golf in de herfst van 2020 hebben we de gehoren niet stopgezet. Er was ondertussen een veilige omgeving gecreëerd waarin de gehoren konden plaatsvinden en de continuïteit van het asielsysteem diende gegarandeerd te worden. We bleven steeds alle maatregelen aftoetsen bij de preventieadviseur en bleven hameren op een strenge naleving van de maatregelen bij alle betrokken partijen. We installeerden CO2 meters in alle gehoorlokalen. Uit de resultaten bleek dat de verluchtingsystemen voldoende functioneerden en de alarmdrempels niet overschreden werden.
Tot op vandaag blijft het CGVS de maatregelen opvolgen en strikt toepassen.
De heropstart van de gehoren en de aangepaste gehooromstandigheden vergden extra inspanningen van vele medewerkers. De onthaalmedewerkers kregen bijkomende taken, zoals het toezien op het respecteren van de veiligheidsmaatregelen. Ook voor de protection officer was de nieuwe gehoorsetting een aanpassing. Zij doen dit allemaal met veel inzet en motivatie, zodat de gehoren kunnen blijven doorgaan op een veilige manier.
Getuigenis Daphné, protection officer, na haar eerste gehoor in de nieuwe setting
❝
Het ietwat medische aspect (collega's met maskers, handschoenen...) was gecompenseerd door een overdaad aan vriendelijkheid en aandacht van iedereen, zowel van de collega's aan het onthaal als van de advocaten en de verzoekers. Ik had de indruk dat iedereen echt zijn best deed om alles vlot te laten verlopen."
Gehoren via videoconferentie?
Het CGVS onderzocht ondertussen samen met Fedasil de mogelijkheid om voor verzoekers die in een open centrum verblijven, gehoren via videoconferentie te kunnen organiseren. We startten in de herfst van 2020 een gezamenlijk pilootproject op. In de zomer van 2020 hadden we in samenwerking met het Rode Kruis een succesvol pilootproject uitgevoerd waarbij een tiental niet-begeleide minderjarigen via videoconferentie gehoord werden. De Europese Commissie en UNHCR spraken zich allebei uit als voorstanders van dergelijke formule om de continuïteit van het asielsysteem tijdens de pandemie te kunnen bewaren. Verschillende andere lidstaten, zoals Nederland, Noorwegen, Zweden en Denemarken, pasten deze praktijk intussen ook succesvol toe.
Op 27 november 2020 dienden de orde van de Franstalige en Duitstalige balies, Nansen vzw, Vluchtelingenwerk Vlaanderen, La Ligue des Droits de l'Homme en de vzw Coordination et initiatives pour et avec les réfugiés et les étrangers, echter een beroep met uiterst dringende noodzakelijkheid in bij de Raad van State om de schorsing van dit project te vragen. Deze schorsing werd uiteindelijk uitgesproken op 7 december 2020. De Raad van State meende dat het CGVS, door gehoren in open centra via videoconferentie te willen afnemen, de omstandigheden waarin het gehoor plaatsvindt, wijzigt. De Raad stelde dat het CGVS hier niet bevoegd voor is. Het KB van 11 juli 2003 over de werking van het CGVS en dat de omstandigheden waarin het gehoor plaatsvindt, regelt, kan enkel via de wettelijke weg gewijzigd worden. Een wijziging van het KB over de werking van het CGVS dringt zich dus op.
Impact op de werkvoorraad en achterstand
In maart en april 2020 nam de achterstand van het CGVS af doordat het aantal verzoeken drastisch daalde en er enkel werd ingezet op het nemen van beslissing voor dossiers waarbij dit mogelijk bleek. Vanaf de zomer van 2020 nam het aantal verzoeken weer toe, om tegen eind 2020 weer zo goed als op het niveau van voor de coronacrisis te belanden.
Verschillende factoren maakten het echter moeilijk om ook het aantal beslissingen snel te verhogen: door het invoeren van een maximaal aantal gehoren per tijdslot was, en is het nog steeds, niet mogelijk om op volledige capaciteit gehoren te organiseren op het CGVS. Gedurende de hele pandemie, maar vooral in de herfst van 2020 kregen we ook te maken met afwezigheden door ziekte en quarantaine van zowel medewerkers, verzoekers als tolken. Telkens wanneer één van deze personen niet aanwezig kon zijn op het CGVS, diende het gehoor geannuleerd te worden.
Ten slotte heeft de coronacrisis ook een impact gehad op de inzetbaarheid van de nieuwe medewerkers. Eind 2019 en begin 2020 startten in totaal een 40-tal nieuwe protection officers. Dankzij de flexibiliteit van de opleiders konden zij het grootste deel van hun opleiding online volgen. Door de geleidelijke heropstart van de gehoren voerden zij tijdens hun opleidingsperiode, die 6 maanden duurt, minder gehoren dan normaal. Het duurde dan ook wat langer vooraleer zij de beoogde productiviteit konden behalen en volop inzetbaar waren.